在未付款并未作账务处理的情况下，只需将发票联和抵扣联退还给销货方即可;如果已付款或者货款未付但已作账务处理，而发票联和抵扣联无法退还的情况下，购货方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出及索取折让证明单(下称证明单)送交销售方，作为销售方开具红字增值税专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字增值税专用发票。销售方收到证明单以后，根据退回货物的数量、价款、税款或折让金额，向购买方开具红字增值税专用发票。红字增值税专用发票的存根联、记账联作为冲销当期销项税额的凭证，其发票联，抵扣联作为购买方扣减当期进项税额的凭证。
[例]天华厂8月26日收到光*厂转来的托收承付结算凭证(验单付款)及发票，所列甲材料价款5000元，税额850元，委托银行付款。作会计分录如下：
借：在途材料——甲材料5000
应交税金——应交增值税(进项税额)850
贷：银行存款5850
9月10日材料运到，验收后因质量不符而全部退货并取得当地主管税务机关开具的证明单送交销售方，代垫退货运杂费800元。9月20日收到光*厂开具的红字增值税专用发票的发票联、抵扣联。作会计分录如下：
9月10日将证明单转交销货方时：
借：应收账款——光*厂5800
贷：在途材料——甲材料5000
银行存款800
9月20日收到销货方开来的红字增值税专用发票及款项时：
借：银行存款6650
应交税金——应交增值税(进项税额)850(红字)
贷：应收账款——光*厂5800
该笔业务在付款时也可借记“待扣税金”850元(不通过“应交税金”)，待收到销货方开来红字增值税专用发票时，用红字借记“待扣税金”850元。
2.部分退货。
购进的材料如果发生部分退货，在货款已付，发票无法退还的情况下，应向当地税务机关索取证明单转交销货方，并根据销货方转来的红字增值税专用发票的发票联和抵扣联，借记“应收账款”或“银行存款”，贷记“应交税金——应交增值税(进项税额)”(记账时，用红字记入借方)、“在途材料”。如果部分退货而货款未付且未作账务处理，只要把增值税专用发票退还销货方，由销货方按实重新开具增值税专用发票，其账务处理同前。
3.进货折让。
购进的材料，如果由于质量不符，经与销售方协商，给予一部分折让。在采用验货付款的情况下，由于既未付款也未作账务处理，购货方应退回增值税专用发票，由销贷方按折让后的价款和税额重新开具增值税专用发票。在采用验单付款的情况下，款已付而发票无法退回，购货方应向当地主管税务机关索取证明单，转交销货方，并根据销货方转来的红字增值税专用发票的发票联和抵扣联进行相应的账务处理。
[例]此前采用托收承付结算方式(验单付款)购进的材料2000公斤，5元/公斤，增值税进项税额1700元，材料验收入库时发现质量不符，经与销货方协商后同意折让10%.作会计分录如下：
材料验收入库，按扣除折让后的金额入账，并将证明单转交销货方时：
借：原材料9000
应收账款1000
贷：在途材料10000
收到销货方转来的折让金额红字增值税专用发票及款项时：
借：银行存款1170
应交税金——应交增值税(进项税额)170(红字)
贷：应收账款1000
