公司治理的理想状态是股东只需要履行其出资义务，然后就可以“坐享其成”，不用参加公司的管理和运营，因而就没有必要，也无动力去了解公司的具体的信息。
然而现实是现代公司制度并不能保证股东的投资就一定能够赢利，不能消除投资的风险，尤其是信任风险，也就是如何保证公司的管理层能够忠实地履行其义务。因此，股东首先希望能够控制公司的管理层，让那些能够取得股东信任的人员管理公司，因此便有了选举权的诞生。但是仅仅有选举权还不够，因为现代公司是一个高度自治的组织，对于其运营更多依赖于相关利益者的监督，而不是公权力的干涉。而要实现相关利益者的牵制，就需要信息的对称，至少在一定程度上能够获取比较重要的信息。对于股东来说，由于其不参与公司具体的经营，能够直接获得可靠信息的渠道几乎没有，由此变产生了股东知情的需要，但是为什么还要通过法律规定股东知情权呢其实在现代公司中，股东和公司的利益并不总是完全一致的，公司的利益经常和大股东的利益保持一致。由于大股东控制着公司的管理人员，因此他想了解公司的信息根本不需要法律特别规定的股东知情权来实现，和其有利益关系的高管自然会提供相应的信息，而且即使知晓公司的商业秘密，他也没有动机去泄漏，因为这会损害自己的利益。立法之所以特别规定了股东知情权，其实主要是为了保护那些中小股东的利益，以下论述的理由中所指的“股东”主要是指“中小股东”。具体来说，法律上确认并赋予股东知情权的原因是：
1.知情权是股东行使一系列权利的前提和基础。首先，股东知情权是行使财产权益的手段性权利。股东的表决权、公司破产剩余利益分配请求权等权利的合理行使是以比较充分的了解公司真实的财务信息为基础的。如果股东对公司的管理信息和经营信息知之甚少，其行使权利就会是盲目的，无法形成正确的判断，从而会出现公司由董事会控制，而股东无法对董事会形成有效的约束的局面，最终很可能由于经营不善，或其他原因而导致股东利益受损。其次，对于小股东来说，知情权不仅行使成本低，而且在扶持小股东的弱势地位、监督大股东与管理层慎独方面效果良好。小股东之所以在大股东和管理层面前沦为弱者，主要源于小股东与大股东和管理层之间在占有公司财务信息和经营信息方面的不对称。
2.公司总是不欢迎股东，甚至抵制股东查询有关的信息。在美国制定法规定查阅权之前，普通法上就有股东的查阅权，但是公司经常把“股东查阅账册和记录的要求几乎总是看作是敌意的和具有威胁性的行为。”并且，“在实践中，总是费尽心机动用各种借口立即决绝股东的查阅权并逼迫股东为此提起诉讼。”为此，制定法特别的重申了股东的查询权，并对那些专横地拒绝股东合理查阅权的保管账册及记录的公司高级职员规定了惩罚，如有的州要求公司的高级职员处以最高额为500美元的罚款或要求其支付因被迫以起诉方式确认其查阅权的股东为此支付的诉讼费用。总之，从公司的角度来说，股东要求查阅相关资料的要求是一种增加其管理负担的行为。公司不但要为股东行使知情权提供方便，比如由专门的人员接待股东的查阅行为，接受股东的询问，而且股东查阅之后如果有对公司的经营管理有意见，就要质询相关人员，要求其作出解释，或者对公司已经生效的决策持不同看法，还有可能提起一些在公司管理层看来是浪费时间和精力的诉讼，以及其他因此而衍生出的问题，这会增加公司的管理成本，因此公司的管理层从心理上对股东的这种行为有抗拒倾向。
3.当股东的利益可能受到公司的损害时，如果没有知情权，那么就很难确定其利益是否受损，比如公司连续几年没有分红，但股东并不知道公司是在盈利还是亏损，如果盈利，那么为什么不分红;或者确定有损害其利益，就无法知晓具体的原因以及提供有效的证据来维护自己的权益。这个在非上市公司中显得尤为突出，比如浙江诸暨在2006年审理的一起案例中，诸暨市**印务有限责任公司自2001年12月19日公司开始营业时起，从未向三名原告股东公开过公司的会计账簿、原始凭证及销售发票，也没有向股东分配过利润，三原告多次要求查阅公司的财务会计报告、会计账簿、原始凭证及销售发票，但都没有实现。这起案例法院最后判决被告在判决生效后的15日向原告提供上述资料。通过确认股东的知情权，三位原告股东才有可能确定公司从营业至今的经营情况，从而确定自己的利益是否受损，比如根据公司的财务状况，是否有侵害三位原告的情况，如果有则可以依据取得证据向公司主张赔偿，或起诉。
总体来说，在法律上确认和维护股东知情权是激励股东投资、维持公司运行、促进效率提高的不可缺少的重要内容。
二、限制股东知情权的理由
任何权利的行使都要受到限制，股东知情权的行使也不例外，理由如下：
1.和董事、经理相比，股东不承担管理责任和不担负广泛的信义义务。
董事是公司的经营者，对公司和全体股东都附有特定的义务，其承担的注意义务要求董事尽可能对公司有充分的了解，尤其是公司的财务信息。因此，法律基本不会限制董事了解公司的信息，只有在充分掌握信息的基础上，进行决策，才算是尽到“谨慎”的义务。而股东除了承担出资义务之外，几乎不承担其他的义务，相应地也就没有什么责任可言了，至于公司如何经营、和谁发生商业上的关系，这些都不是股东应该了解的，或者没有必要了解。事实上，股东对公司的控制权“对于绝大多数只拥有少量股票的股东来说，只不过是一种挂在口头上的事(lipservice)”。
2.从公司的角度来说，主要是防止股东滥用知情权影响公司正常运行和保护公司的“商业秘密”。
股东的知情权本来是为了更好保护其利益，为其提供获取公司信息的法律依据，然而这种权利有时却被用来谋取股东的个人利益，而损害公司整体的利益。首先，如果对股东的知情权范围、时间和形式方式、以及主观目的等不加以限制，股东就有可能时不时查询公司的任何资料，甚至在和公司的利益发生冲突时，通过反复的查询等方式干扰公司的正常运行。其次，股东有可能知晓董事会关于某一项投标的讨论记录，或者公司的经营策略，或者其他具有重要价值的商业秘密。这就给公司的商业秘密的保护造成很大的威胁，一方面，本公司的股东很可能将其知晓的商业秘密泄漏出去;另一方面，有竞争关系的企业之间会想法获取对方商业秘密，比如通过第三人成为公司股东，甚至自己直接成为公司的中小股东。总之，如果股东的知情权没有受到限制，那么极有可能干涉公司的正常经营，最终损害公司的整体利益。
