通常情况下，招标人或因缺乏招标人面的专业技术力量或因其他原因不是自行组织招标，而是委托具有相应资质的招标代理机构代为招标。目前在我国，不同行业或部门都设有不同的招标代理机构。这些机构在招标活动中实际上是接受招标人的委托而以招标人的名义从事招标活动的招标代理人。招标代理人对招标工作实行全过程代理，在整个招标活动中，招标代理人负责招标工作的组织安排、招标文件的编制、与投标人的联系、解答投标人提出的问题、发布通知和各种信息、组织现场考察和标前会议、向评标委员会报告、组织开标和评标等工作。招标代理人与招标人之间的关系是一种委托代理关系，在我国受《民法典》、《民法典》及其他有关招标代理机构的规定所约束，招标代理人应在招标过程中根据招标人的指示，在招标人的授权范围内负责招标的有关事宜，而招标代理人和招标人各自的权利义务以及代理人的权限范围应当在招标工作开始之前由招标人与招标代理签订委托代理协议中加以确定。
招标文件大体上可以分为程序性文件和实体性文件。程序性文件为规范整个招标过程中的所有程序的基本文件，为招投标双方应共同遵守，例如包括:投标人须知、评标标准和方法、开标和评标的日程安排、投标保证金的数额或其他形式的担保、投标文件的编制要求等等;实体性文件，即定标后由招标人与中标人签署的合同文件。它属于招标文件的一部分，是供投标人了解项目履行中各方的权利和义务，并在准备投标书时根据合同规定的权利义务和风险分担方式作出其投标的经济测算。这些合同文件虽然只有在有关各方签署(有些还需有关部门的批准)后方具有法律效力，但它随招标文件一经发出即在招标过程中不得随意更改。因执行招标文件中的程序性文件而发生争议，自然会涉及到招标代理人的责任，因为这种争议是发生在招标投标过程中的招标人与投标人之间的争议。比如招标代理人没有按照规定的程序招标，招标活动中没有贯彻公开、公平、公正的原则等问题，对此，主管部门应视情节轻重，依有关法律规定予以处罚。但是对于招标文件中的实体性文件，即合同文件，最终是在定标后由招标人与中标人签署的，其中规定的各方的权利义务则是在招标工作结束后，由签署合同的招标人和中标人履行的。对于因合同的履行而发生的争议，从法律上讲，招标代理人是不承担责任的，除非招标代理人与招标人、投标人之间对此有特殊约定。
为尽量避免招标人和招标代理人之间、招标人与投标人之间在履行招标文件过程中对风险及责任的划分产生分歧，在实践中应该注意两个问题。
首先，招标人与招标代理人之间订立详细、明确的招标委托代理合同是非常重要的。招标委托协议中除了对委托内容及权限、招标项目的技术条件和商务条款详细说明外，特别要把招标代理人与招标人之间就履行招标文件的风险和责任问题划分清楚。
其次，作为招标代理人来说，应特别注意帮助招标人在合同文件中明确双方(招标人与中标单位)之间的权利义务、风险分担、违约责任以及纠纷解决方式等重要内容。为保证招标结束后项目有关合同的切实履行，在编制招标文件过程中，对于合同文件中涉及招投标双方的权利义务等实质问题，应由招标人决策，因为招标代理人毕竟是在招标人的授权范围内负责招标事宜。
